PM-Techniken: 5. Koordination

5.5 Checkliste: Motivation im Projektmanagement

Immaterielle oder nicht-monetäre-Anreizsysteme

Nicht immer ist der Projektleiter in der Lage, monetäre (materielle) Anreize zu gewähren. Allerdings steht ihm oft ein weites Spektrum nicht-monetärer Motivatoren zur Verfügung.

Fördern Sie die Motivation Ihrer Mitarbeiter.

Nutzen Sie die motivierende Funktion des Feedbacks. Ein Feedback ist gekennzeichnet durch die Beurteilung der Mitarbeiter durch den Vorgesetzten, die gegenseitige Beurteilung der Mitarbeiter untereinander und die Vorgesetztenbeurteilung. 

• Halten Sie ein Feedback kurz, präzise, offen, ehrlich und immer konstruktiv ab
• Führen Sie regelmäßig Feedbackgespräche durch, um Informationen rechtzeitig und unmittelbar weiterzugeben
• Nehmen Sie als Führungskraft eine Vorbildfunktion bezüglich der Art und Weise, wie Sie selber mit Kritik umgehen wahr
• Jede Beurteilung sollte sichtbare Folgen haben, z.B. mit einer Stellungnahme von seiten des Mitarbeiters und mit Maßnahmen zur Verbesserung der Zusammenarbeit
• Achten Sie auf eine offene Kommunikationsstruktur, d.h. jeder sagt, was ihn beschäftigt, was er denkt, womit er nicht einverstanden ist, etc.

Setzen Sie kleine Gefälligkeiten als ein weiteres Motivationsinstrument ein. Sie erreichen bei den Mitarbeitern eine stärkere Identifikation mit dem Betrieb, regen den Ehrgeiz an und erzeugen Stolz. Sie erhöhen so die Identifikation mit der geleisteten Arbeit und steigern das Wir-Gefühl im Team.

• Sprechen Sie die Mitarbeiter immer wieder persönlich an
• Vergessen Sie die Geburtstage Ihrer Mitarbeiter nicht und gratulieren Sie persönlich
• Nutzen Sie plakative Lösungen, z.B. Teammitglied des Monats, Lösungswege bestimmter Teams
• Loben Sie gezielt die Teamleistung, d.h. das Team soll grundsätzlich im Vordergrund stehen und das Loben sollte sich nicht nur auf Endleistungen beschränken
• Sorgen Sie für eine schnelle und direkte Beurteilung der aktuellen Arbeit der einzelnen Teammitglieder

Beeinflussen Sie Ihr Führungsverhalten positiv durch einen kooperativen, partnerschaftlichen Führungsstil. Ein partnerschaftlicher Führungsstil vereint Vorbild (respektieren, mit gutem Beispiel vorangehen), Coach (beraten, herausfordern), Moderator (verknüpfen, lenken) und Initiator (Verantwortungsgefühl wecken) in einer Person. Durch die Machtverschiebung, d.h. durch Abgabe von Kompetenzen erreichen Sie eine Entlastung Ihrer Person und fördern das Verantwortungsbewusstsein und das unternehmerische Denken der Mitarbeiter

• Fördern Sie den Bezug eines Mitarbeiters zum Unternehmens durch dessen Grund- und Leitsätze. Grund- und Leitsätze sind Wegweiser und Orientierungshilfe im komplexen Gebilde eines Unternehmens:
• Fördern Sie die Mitarbeiterinformation als eine wichtige Ressource für die Transparenz der Unternehmenskultur. Mittel der Informationsweitergabe sind Mitarbeiterbesprechungen, EDV und Mailzugang, das schwarze Brett, Mitarbeiterzeitungen, anschauliche Informationstafeln über laufende Projekte und Pressespiegel. 
• Charakteristisch für die Teamarbeit ist der Abbau der Hierarchien, achten Sie auf eine aktive Vertrauenspolitik als notwendige Konsequenz. Sie ermöglichen den Mitarbeitern das Mitdenken bei der Arbeit und ein Lernen aus Fehlern. Das Gefühl, etwas bewegen zu können, regt den Ehrgeiz der Mitarbeiter an
• Fördern sie die Motivation der Mitarbeiter durch das Firmenimage. Durch das Engagement nach innen (spezielle Fördermaßnahmen für Mitarbeiter) und die Repräsentation nach außen (Social Image) erfolgt die Bindung des Mitarbeiters an das Unternehmen
• Fördern Sie das individuelle Lernen im Team. Jedes Teammitglied besitzt ein spezifisches individuelles Wissen. Durch die Förderung des individuellen Lernens ist der Mitarbeiter in der Lage, neues Wissen zu erhalten, neue Handlungen durchzuführen und aus Erfahrungen zu lernen.
• Nutzen sie kollektive Lernprozesse um der Gefahr entgegenzuwirken, dass einzelne Mitarbeiter ihr Wissen nicht der Organisation zu Verfügung stellen. Im kollektiven Lernen befassen sich alle Teammitglieder mit dem gleichen Thema und können mit Hilfe des Dialoges völlig neue kreative Ideen hervorbringen.

Sorgen Sie für ein gutes Arbeitsumfeld 

Im Rahmen der Teamarbeit sind auftretende Störungen im Bereich des Arbeitsumfeldes als ausgeprägte Motivationskiller anzusehen. Das Arbeitsumfeld beinhaltet beispielsweise vorliegende Baustrukturen, die Arbeitszeitregelung oder das Klima im Team.

• Teamarbeitsplätze sollten nicht auf das gesamte Gebäude verteilt sein, sondern räumlich konzentriert sein. Machen gegebenenfalls Vorschläge an die Unternehmensleitung. Sie fördern durch schnelle und kurze Informationswege die reibungslose Kommunikation und ein effizientes Arbeiten im Team
• Unterstützen Sie die Zufriedenheit der Mitarbeiter durch eine flexiblen Arbeitszeitregelung. Verschiedene Arbeitszeitmodelle bieten dem Mitarbeiter die Möglichkeit, seine Arbeitszeit in Absprache und Koordination mit seinen Teamkollegen seinen Wünschen und Bedürfnissen entsprechend zu gestalten. Es kommt zu einer Reduzierung frustrierender Leerzeiten und Stresszeiten, unschöpferische und unrentable Arbeiten werden begrenzt und eine bessere und selbständige Einteilung der Lebensarbeitszeit ist möglich.
• Achten Sie auf eine gute und reibungslose Zusammenarbeit der einzelnen Mitarbeiter. Die Motivation der Teammitglieder wird durch ein gutes Teamklima, d.h. wenn sich alle Mitarbeiter im Team wohl fühlen, zusätzlich gestärkt. Ein Gemeinschaftsgefühl kann entstehen und Spaß und Kollegialität unter den Mitarbeitern wird gefördert. Bestehende starke Trennungen zwischen Beruf und Familie werden gelockert.
• Unterstützen Sie die Abgrenzung eines Teams zu anderen Systemen. Teams brauchen eine gewisse eigene Identität. Gemeinsame Spielregeln und Teamziele fördern die Kooperation im Team. Die Maximierung des Gemeinnutzens steht vor dem Individualnutzen.

Karrieremöglichkeiten fördern die Motivation

Das gesamte Team kann durch ein erfolgreiches Projekt Karriere machen: Größere, überregionale oder internationale Projekte mit bedeutenden Kooperationspartnern können dem Team übertragen werden.

Auf individueller Ebene ist Karriere weniger als Laufbahn vorgegeben, sondern ist die Erreichung einzelner Karriereschritte in individuell gewünschten Gestaltungsbereichen: Weiterbildungs- und Trainingsmöglichkeiten, Bewegungsgeschwindigkeit , hierarchischer Aufstieg. Weisungsbefugnis/ Autonomie, Partizipation, interessante Arbeitsinhalte, Entgelt und Statussymbole/ Titel.

Vermitteln Sie den Teammitgliedern, dass die verschiedenen Karrieremöglichkeiten die Förderung vielseitiger Fähigkeiten zulassen, die den Mitarbeitern ein weites Spektrum an zukünftigen Perspektiven bieten

Anreize bieten den Mitarbeiter beispielsweise sportliche Aktivitäten und die Förderung des kommunikativen Faktors z. B. durch gemeinsame Ausflüge. Die strikte Trennung zwischen Arbeit und Freizeit soll reduziert werden.

Integrieren Sie die Familien in das Unternehmensumfeld. Mit der Durchführung eines Weihnachtsfestes, einem Tag der offenen Tür oder ähnlichem kann der Teamleiter die Einstellung der Familienmitglieder der Teammitglieder positiv beeinflussen und Verständnis für das Unternehmen wecken.

Lassen Sie der Leistungsbeurteilung der Mitarbeiter eine besondere Bedeutung zu kommen:

• Im Gespräch sind die Stärken und Schwächen der Mitarbeiter deutlich hervorzuheben
• Gehen Sie auf die Schwächen eines Mitarbeiters durch Hilfestellungen und Vorschläge gezielt ein
• Widmen Sie der Stellungnahme eines Mitarbeiters bezüglich der Beurteilung seiner Leistungen besondere Aufmerksamkeit
• Achten Sie auf regelmäßig durchgeführte Beurteilungen
• Machen Sie die Beurteilungskriterien vorab bekannt

Vgl. VDMA (Hrsg.): Fit für den globalen Markt? Leitfaden für das Qualitätsmanagement und Projektmanagement - Lösungsansätze, Umsetzungsbeispiele, Methoden. Frankfurt 1997 (Gekürzt und modifiziert)