3.1 Die unterschiedlichen Aufgaben der Aufbau- und der Ablauforganisation

Was ist Aufbauorganisation?

Die Aufbauorganisation gliedert die Aufgaben eines Unternehmens in Aufgabenbereiche, bestimmt die Abteilungen und die Stellen, die diese bearbeiten sollen. Als Ergebnis zeigt sich eine Struktur als Verknüpfung dieser organisatorischen Grundelemente, die sich als Organigramm darstellen lässt.

Das Organigramm der ASEAG (Aachener Straßenbahn und Energieversorgungs-AG) als Beispiel:

(http://www.aseag.de/unternehmen/Portraet/Organigramm/index.html, geladen 5.7.2013)

Was ist Ablauforganisation?

Ablauforganisation baut auf den Ergebnissen der Aufbauorganisation auf, indem sie die einzelnen Aufgaben und die zu ihrer Erfüllung notwendigen Verrichtungen verkettet. Die Arbeitsvorgänge müssen im Betrieb geordnet ablaufen. Nach REFA (Reichsausschuss für Arbeitszeitermittlung, heute Verband für Arbeitszeitstudien) versteht man unter Ablauforganisation "das zeitliche und örtliche Hinter- und Nebeneinander der zur Erreichung eines bestimmten Arbeitsergebnisses auszuführenden Arbeiten". Heute wird der Begriff der Ablauforganisation zunehmend abgelöst durch die modernen Begriffe "Prozessmanagement" oder "Work-flow-Management". Doch im Kern geht es um das Gleiche.

Als Arbeitsablauf (englisch 'workflow') wird die räumliche und zeitliche Reihenfolge von Arbeitsvorgängen (Teilaufgaben / Verrichtungen) bezeichnet.

Ziele der Ablauforganisation

• die vorhandenen Kapazitäten optimal zu nutzen

• die Bearbeitungszeiten zu minimieren

• die Bearbeitungs- und Durchlaufkosten zu minimieren, und

• die Arbeitsplätze human zu gestalten

Die Ziele "kurze Durchlaufzeiten" und "wirtschaftlicher Auslastung der eingesetzten Ressourcen" stehen in der Praxis oft in Konkurrenz zueinander. Gutenberg (1957) spricht in diesem Zusammenhang vom Dilemma der Ablauforganisation [Wittlage, H.: Unternehmensorganisation, 1998]. S. 173].

Aufgaben der Ablauforganisation

Aufgabe der Ablauforganisation ist die Gestaltung der Arbeitsabläufe, die raum-zeitliche Strukturierung dieser Verrichtungen und Verrichtungsfolgen. Der Arbeitsablauf muss in verschiedener Hinsicht geordnet werden. Man unterscheidet die Ordnung des Arbeitsinhalts, der Arbeitszeit, des Arbeitsraums und der Arbeitszuordnung. [Wöhe, Einführung in die Allgemeine BWL, 13. Aufl., S. 160f.; Spur, Günter, Fabrikbetrieb, S. 209]

1. Die Ordnung des Arbeitsinhalts

Arbeitsinhalte können nach zwei Merkmalen geordnet werden: Zum einen

• hinsichtlich der Arbeitsobjekte, zum andern
• hinsichtlich der Verrichtung. 

2. Die Ordnung der Arbeitszeit

Sie erfolgt in drei Schritten:

1. Es wird die Zeitfolge der einzelnen Teilaufgaben wird bestimmt. Hier werden die Ergebnisse der Aufgabenanalyse verfeinert, indem noch einmal im Detail die Reihenfolge für die Erledigung der Teilaufgaben festgelegt wird.
2. Die Zeitdauer der einzelnen Teilaufgaben wird festgelegt.
3. Mit der Festlegung des Anfangs- und Endzeitpunkts einer Arbeit wird sie fest im Kalender fixiert. Diese Daten werden von der Terminplanung vorgegeben, also bis zu welchem Termin muss eine Kundenarbeit erledigt sein.

3. Die Ordnung des Arbeitsraums

Die Ablauforganisation muss die einzelnen Stellen räumlich so anordnen, dass eine größtmögliche Wirtschaftlichkeit erreicht wird. Die Anordnung der Arbeitsplätze soll insbesondere

• dem Arbeitsablauf entsprechen und

• zu minimalen Durchlaufzeiten durch kurze Transportwege führen.

4. Arbeitszuordnung

Bei der Zuordnung lassen sich unterscheiden:

• Einzelzuordnung. Dies ist die Regel bei ausführenden Arbeiten. Eine bestimmte Verrichtung wird einer bestimmten Stelle oder Person übertragen. Beispiel: Alle anfallenden Bohrarbeiten werden von Facharbeiter X erledigt.

• Gruppenzuordnung. Eine Aufgabe wird einer Gruppe übertragen und im Rahmen der Gruppe wird dann entschieden, wer die Aufgabe auszuführen hat. Dies ist insbesondere bei leitenden Aufgaben üblich.

Der Zusammenhang Aufbauorganisation - Ablauforganisation

Wegen der vielfältigen Beziehungen und wechselseitigen Abhängigkeiten zwischen Aufbau- und Ablauforganisation müsste eigentlich die Organisation von Aufbau und Ablauf synchron erfolgen. In der Praxis folgt man deshalb auch nicht einem strengen Schema, wonach zuerst der Aufbau, dann der Ablauf organisiert wird. Als realitätsnahe Möglichkeit bietet sich an, erst die Aufbauorganisation als Konzept zu entwerfen, und darauf aufbauend die Arbeitsabläufe zu strukturieren. Dann kann in einem weiteren Schritt die Aufbauorganisation modifiziert werden.

Zell, Helmut: Die Grundlagen der Organisation - lernen und lehren, Norderstedt 2019