PM-Techniken: 6. Kommunikation im Projektteam

6.1 Was ist Kommunikation?

Für die Projektarbeit werden Informationen benötigt. Deshalb ist eine erfolgreiche Projektarbeit von einer reibungslosen Kommunikation sowohl im Team als auch nach außen notwendig. Eine wichtige Aufgabe des Projektleiters ist es daher, für einen aktiven Kommunikationsprozess zwischen allen Beteiligten zu sorgen.

Die zwischenmenschliche Kommunikation ist als Prozess darstellbar, in dem ein Sender über einen Kanal eine Nachricht aussendet, vom Empfänger zur Kenntnis genommen wird und darauf reagiert. Die nachfolgende Abbildung und Erläuterung verdeutlicht die Kommunikation zwischen Sender und Empfänger: 

Der Sender:

• setzt den Prozess in Gang
• verfolgt eine Absicht
• wählt das Übertragungsmittel aus
• formuliert die Nachricht auf Basis seiner kognitiven Struktur

Der Empfänger:

• Nimmt die Nachricht entgegen
• versteht die Nachricht auf Basis seiner kognitiven Struktur

Die Qualität der angekommenen Information ist abhängig von der Genauigkeit der Übertragung, Grad der Störungen im Kanal, Funktion der Wahrnehmungsorgane (Ohr, Auge) und der Aufmerksamkeit des Empfängers.

Der Kanal ist die Verbindung zwischen Sender und Empfänger. Die Mittel der Übertragung sind Licht- oder Schallwellen oder elektrische Impulse auf technischen Anlagen (z.B. Telefon, Datenleitungen, Funkübertragung). Störungen (physikalische oder psychologische) können die Nachricht verzerren.

Die Nachricht in Form von hör- oder sichtbaren Zeichen und Symbolen

Das Feedback:

• Die Reaktion vom Empfänger auf die vom Sender gesendete Nachricht
• Dient zum Verständnisabgleich

Selektive und interpretierende Wahrnehmung der Information

Der Sender stellt seine Information in einer bestimmten Form dar. Der Empfänger entschlüsselt die Nachricht und interpretiert sie auf Basis seiner kognitiven Struktur. Dabei kann es zu Missverständnissen kommen.

Der Empfänger kann nun dem Sender seine Interpretation der Nachricht an den Sender zurückmelden. Durch ein solches Feedback kann das inhaltliche Verständnis der Nachricht zwischen Sender und Empfänger in weitgehende Übereinstimmung gebracht werden.