8.1 Projektabschluss

Nach Projektart können zwei unterschiedliche Projektabschlüsse unterschieden werden:

Realisierungsprojekte

Teil der Projektaufgabe ist es, hier die Projektlösung zu realisieren und damit in der betrieblichen Praxis einzuführen. Bei betriebswirtschaftlichen Projekten und bei Informatikprojekten ist das häufig der Fall:

• Markteinführung eines neuen Produktes
• Gründung eines Tochterunternehmens
• Erstellung eines neuen Anwendungsprogramms
• Implementierung eines integrierten Standardsoftwaresystems

Lösungsprojekte

Bei dieser Projektart ist das Ergebnis des Projektes die fertiggestellte und ausgeplante Lösung, also Pläne, Entwürfe, Ausarbeitungen, Konstruktionen usw. Die Realisierung der Lösung wird hier nicht mehr von der Projektgruppe ausgeführt. Lösungsprojekte sind oftmals:

• Architektur eines Bauvorhabens
• Design von Produkten oder Werbekampagnen
• Gestaltung und Konstruktion einer Erzeugnisfamilie
• Auslegung eines neuen Werkes

Es sind verschiedene Projektabschlüsse in der betrieblichen Praxis vorzufinden:

Projektabbruch

Während der Projektdurchführung kann ein Projekt in jeder Phase abgebrochen werden. Dafür können unterschiedliche Gründe maßgebend sein:

• Zieländerungen beim Auftraggeber
• Erfolglosigkeit bei der Erarbeitung der Projektlösung
• Projektlösung missfällt dem Auftraggeber
• Projektdauer und/oder -kosten sind zu hoch

Sehr viele Projekte enden mit einem Projektabbruch. Hammer und Champy sehen im Umkehrschluss in einem zu frühen Abbruch von Business Reengineering-Projekten häufig den Grund für das Misslingen des Vorhabens.

Projektaushöhlung

Nachdem einige aber nicht alle Hauptaufgaben eines Projektes abgeschlossen sind, werden einzelne Projektmitarbeiter mit "wichtigeren" oder "dringenderen" Aufgaben betraut und aus dem Projekt zeitweise oder vollständig herausgezogen.

Das kann im Extremfall soweit führen, dass kein Mitarbeiter mehr irgendeine Projektarbeit ausführt, das Projekt aber offiziell weiterläuft, bis nach einigen Monaten oder Jahren auch offiziell das Projekt wegen Erfolglosigkeit oder "Auslaufens" eingestellt wird.

Projektdehnung

Obwohl die Projektlösung fertiggestellt und bei einem Realisierungsprojekt auch erfolgreich eingeführt ist, wird hier mit einer Vielzahl unwichtiger Zusatzarbeiten das Projektende über Wochen und Monate hinausgezogen. Der Grund für diesen Projektabschluss liegt häufig darin, dass alle oder einzelne Projektmitarbeiter noch keinen neuen, attraktiven Arbeitsplatz haben und hoffen, in nächster Zeit diesen zu erlangen. Bis dieses Ziel erreicht ist wird das Projekt gedehnt.

Projektbeendigung. So sollte es sein.

Das Projekt wird hier zum gewünschten Ergebnis geführt und formal und inhaltlich korrekt abgeschlossen und aufgelöst.

Aufgaben in der Abschlussphase

Auftragsabnahme durch Kunden Bei Kundenprojekten sind oftmals noch die vertraglichen Abmachungen zu klären (z.B. Restzahlungen) Projektteam auflösen und für die Mitglieder neue Aufgaben finden Projektabrechnung abschließen Nachkalkulation machen Abschlussbericht schreiben und verteilen Projektbüro räumen Sachmittel zurückgeben Unwichtige Unterlagen vernichten Projektdokumentation archivieren Gemachte Erfahrungen auswerten Projektabschlusssitzung organisieren In jedem Projekt machen die Teammitglieder Erfahrungen, die für zukünftige Projekte von großem Interesse sein können. Deshalb sollte in einer Abschlusssitzung die Frage besprochen werden, welche besonderen Erfahrungen gemacht wurden und worauf zukünftige Teams bei ähnlichen Aufgaben achten sollten ("Lessons learned") Abschlussfeier organisieren