Organisationslehre

3.1 Aufbau- /Ablauf 3.2 Liniensystem 3.3 Flussdiagramm 3.4 "structure" and "process" 3.5 3.6 Aufgaben

 

3.3. Flussdiagramm

Zum ersten Mal wurde die Flussdiagramm-Methode („flow process chart“) von Frank Gilberth (1868 - 1924), einem Vertreter des Scientific Managements, im Jahre 1921 in den USA vorgestellt. Die Methode fand zur Darstellung und Analyse von Arbeitsabläufen schnell Eingang in die Ingenieurwissenschaft.
Heute werden Flussdiagramme zur Analyse, Dokumentation und Design in einer Vielzahl von Anwendungen eingesetzt, insbesondere für die Programmierung von Software.

Das Flussdiagramm ist hervorragend geeignet um Arbeits- und Geschäftsabläufe darzustellen, zu analysieren und zu optimieren. Dabei werden die einzelnen Arbeitsschritten im Rahmen eines oft mehrere Organisationseinheiten umfassenden Prozesses betrachtet.

Üblicherweise werden die folgenden Symbole verwendet

Flussdiagramm Symbole

Flussdiagramm Ablauf Symbol

 


Aufgabe

Ein Telefongespräch führen wir meist ohne uns die einzelnen Schritte zu überlegen. Tatsächlich besteht diese Aufgabe aus einer ganzen Reihe von Tätigkeiten und Entscheidungen. Um sich das bewusst zu machen, sollten Sie einmal versuchen, ein Ablaufdiagramm für das Führen eines Telefongesprächs zu erstellen. Es gibt die folgenden Tätigkeiten und Abfragen:

1. Start
2. Hörer abnehmen
3. Wählen
4. Meldet sich der Teilnehmer?
   - Wenn Ja, weiter mit (5) „Gespräch führen“
   - Wenn Nein, weiter mit (6) "Hörer auflegen"
9. prüfen, ob Gespräch aufschiebbar
   - Wenn Ja, Arbeitsablauf beenden (7)
   - Wenn Nein, Rücksprung zu Start (1)
5. Gespräch führen
6. Hörer auflegen
7. Ende


Lösung

Flussdiagramm Telefonanruf


Beispiel für einen Arbeitsablauf bei der Firma Construx

Beim Ingenieurbüro Construx GmbH geht eine Anfrage ein. Ein Neukunde fragt in einem Brief nach, ob das Unternehmen über die notwendige Spezialisierung verfügt, um eine kartenlesergestütztes Zugangskontrollsystem zu entwickeln und zu installieren. Diese Anfrage löst eine Reihe von Aktivitäten aus.

  1. Sortieren der eingegangenen Post
  2. Weiterleitung zur Geschäftsführung
  3. Prüfung durch Geschäftsführer
  4. Weiterleitung zur Konstruktionsabteilung
  5. Prüfung der Anfrage hinsichtlich Machbarkeit und Kapazitäten
  6. Entscheidung Ja / Nein
  7. Bei Ja: Anfordern genauerer Informationen / Vereinbarung eines Gesprächs
  8. Bei Nein: Absagebrief formulieren
  9. Weiterleitung des Vorgangs zu Geschäftsführung
  10. Prüfung und Unterschrift der Geschäftsführung
  11. Brief frankieren und abschicken

Als Ablaufdiagramm dargestellt

Flussdiagramm Arbeitablauf


Pools and swim lanes (Ein Schwimmbecken hat mehrere Bahnen)

Die sogenannte Schwimmbahn-Darstellung (swim lane) dient bei abteilungsübergreifenden Prozessen zur Separierung von Unterprozessen und deren organisatorischen Zuordnung. Im "Schwimmbahn-Flussdiagramm" werden die Abläufe in Bahnen gruppiert. Dabei stellen Bahnen die einzelnen Organisationseinheiten dar, in denen die jeweiligen Unterprozesse des Gesamtablaufs durchgeführt werden. Die Bahnen werden mit den Namen der Organisationseinheiten beschriftet. Mehrere Bahnen in einem Unternehmen werden zu einem "Pool" zusammengefasst. „Schwimmbahnen“ können horizontal oder vertikal dargestellt werden.

Nachfolgend ein Beispiel für die vertikale Darstellung von Pools und Lanes für den Fall eines einfachen Bestell- und Liefervorgangs, an dem der Kunde, der Vertrieb und die Produktion beteiligt sind. Zur Vereinfachung wurden Abfragen nicht mit einbezogen.

Flussdiagramm swim lanes pool

Bei Arbeitsabläufen, an denen mehrere Organisationseinheiten oder Abteilungen beteiligt sind, hat die Darstellung von "lanes" den Vorteil, dass die einzelnen Schritte und ihre jeweilige Zuständigkeiten klar bestimmt werden können. Missverständnisse und Fehlermöglichkeiten können so vermieden werden.

Neuerdings hat sich zur Darstellung von Geschäftsprozessen als neuer Standard BPMN (Business Process Model and Notation) etabliert, Für weitere Information siehe beispielsweise: www.bpmn.org/


Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK)

Eine Weiterentwicklung und Systematisierung der Flussdiagramm-Darstellung ist die Prozessabbildung nach der Ereignisgesteuerten Prozesskette (EPK), die vor einigen Jahren am Institut für Wirtschaftsinformatik der Universität des Saarlandes in Zusammenarbeit mit der SAP AG entwickelt wurde. Es dient zur Modellierung interorganisationaler Prozesse. Im Grunde handelt es sich um einen erweiterte Modelldarstellung, indem innerhalb des Prozesses nach Bedingungen und Regeln entschieden wird, wozu in der EPK-Verknüpfungsoperatoren („und“, „oder“, „exklusivoder“) verwendet werden. Im EPK-Modell gibt es neben diesen Operatoren zusätzlich Ereignisse und Funktionen.


Zell, Helmut: Die Grundlagen der Organisation. Lernen und Lehren, Norderstedt 2017